Por Nina Michanie

A medida en que se alejan las posibilidades de que 2021 arranque libre de pandemia, además de laboratorios farmacéuticos que descubran urgente una vacuna, el mundo de la comunicación corporativa necesita formas más atractivas de realizar eventos virtuales para reemplazar a los tan añorados presenciales y superar los ya tediosos y repetitivos Zooms. Por eso, agencias de PR y firmas de organización de eventos largaron la carrera por el Santo Grial del evento virtual atractivo. 

MileniumGroup, por ejemplo, una agencia multilatina de comunicaciones corporativas, presentó la semana pasada XPace, un laboratorio de experiencias virtuales. Es que un sondeo que la agencia NINCH Communication Company realizó junto a la encuestadora OH! Panel reveló que el 77 % de las marcas reconvirtieron sus eventos presenciales a virtuales. Así, generar encuentros digitales atractivos se ha convertido en el desafío del momento y una inversión que no necesariamente morirá el día en que se decrete el fin de la pandemia: el estudio de NINCH reveló que el 82 % de los encuestados cree que seguirá asistiendo a eventos virtuales luego de la pandemia, y el 70 % de los organizadores opina que los continuará realizando. 

Magdalena de Elias, gerente comercial en Congress Rental
Fuente: Congress Rental

XPace buscará crear eventos personalizados que integren capacidades creativas y tecnológicas para fortalecer la relación entre una empresa y sus stake holders, e incrementar su interacción. Además, el nuevo laboratorio de MileniumGroup contará con un estudio de producción y transmisión y un equipo de profesionales, que incluirán desde expertos en marketing y comunicación hasta desarrolladores web y productores, distribuidos por toda América latina.

Más allá de la desventaja de la distancia física, los eventos virtuales tienen su lado positivo: permiten romper barreras geográficas para conectar a personas de distintos puntos del mundo, reducir costos y obtener un alcance y masividad impensado para eventos presenciales. Sin embargo, la falta de contacto humano torna muy difícil la posibilidad de hacer networking o generar vínculos personales, que suelen ser el subproducto más cotizado de los eventos tradicionales.

La encuesta encontró, además, que fallas en la conexión a Internet y la falta de relación entre el anfitrión del evento y sus invitados eran las otras dos causas más citadas como desventajas de la virtualidad. Es por eso que Magdalena de Elias, gerente comercial en Congress Rental, empresa de servicios audiovisuales líder en Argentina, cree que lo que permanecerá después de la pandemia son los eventos híbridos. En esta clase de encuentros, la audiencia se conecta desde sus casas a través de una plataforma de streaming como Youtube, mientras los oradores se reúnen presencialmente en un estudio, desde donde transmiten. Algo así como el formato actual de la liga de fútbol europea: están los jugadores en la cancha, los técnicos, autoridades, el periodismo y la TV, pero no hay público.

¿Todo Zoom es un evento virtual? 

Ahora bien, existe una gran diferencia entre hacer un verdadero evento virtual y meramente convocar a un gran número de asistentes a una videoconferencia por Zoom. Si bien Zoom es la plataforma predilecta de Congress Rental, de Elias explica que es bastante carente en cuanto a sus posibilidades gráficas. Por eso, cuando se trata de encuentros más multitudinarios o con mayores exigencias, suelen transmitir el evento por streaming. Esta modalidad les brinda muchas más posibilidades de diseño, como incluir zócalos con el nombre del orador y su cargo, fondos, logos y hacer todo tipo de composiciones.

Gráfica de un evento virtual de Congress Rental

Otro punto a tener en cuenta, además, es que muchos eventos tienen sponsors, cuyos logos deben ser exhibidos. Así, disponer de opciones gráficas no es una mera conveniencia, sino una necesidad. El streaming resulta superior al Zoom en este caso.

Interacción con el público: bienvenida pero moderada
Las cámaras se encienden, los micrófonos no se silencian, los chats distraen: que los oyentes puedan hablar, escribir y aparecer en cámara en medio de un Zoom termina acarreando más problemas que beneficios. Y lo cierto es que si fuera un evento presencial, ninguno de los presentes interrumpiría al orador para ofrecer su opinión: lo haría, en todo caso, en el espacio reservado para preguntas, al final del encuentro.

Por eso, en Congress encontraron que la mejor opción para eventos multitudinarios es que la audiencia se conecte por streaming, lo que elimina las cámaras, micrófonos y chats, y que se habilite una sección de preguntas. Éstas son enviadas a un moderador, quien puede seleccionarlas y transmitir las más relevantes al disertante. La empresa de servicios audiovisuales recomendaría habilitar las cámaras y micrófonos para encuentros más pequeños, como aquellos de networking o de Meet & Greet.

En el caso de los eventos multitudinarios, en cambio, la sugerencia es que la audiencia se conecte por streaming y al Zoom solo ingresen los oradores, el moderador del evento y el operador técnico.  Lo cierto es que los eventos virtuales requieren de un backstage virtual, equivalente a un asistente de micrófono presencial, y siguen una lógica muy similar a la televisiva. Los tiempos apremian y deben ser respetados a rajatabla, existe un guión que se debe seguir y hay oradores, transmisiones en vivo y grabaciones que deben ser coordinadas en simultáneo.

El backstage de un evento virtual de Congress Rental en el Centro de Convenciones de Buenos Aires

Por eso, en encuentros virtuales de gran envergadura se requiere de un moderador, quien ordena lo que debe ocurrir en cada momento; técnicos que controlan el sonido, las pantallas y la conexión, entre otros factores, y hasta un ensayo previo. ‘‘Todo lo tecnológico lleva atrás un sistema propio de la NASA’’, explica de Elias. Se trata, quizás, de un retorno a la lógica televisiva del vivo y directo que se creía perdida. 

De hecho, diversos estudios de TV están adaptándose para hacer eventos a distancia o semipresenciales en streaming en vivo o grabados y competir con los tradicionales organizadores de eventos, incorporando más ancho de banda en sus conexiones a Internet.

El precio de la virtualidad

Congress Rental tiene convenios con el Centro de Convenciones Buenos Aires (CEC), el Sheraton Buenos Aires Hotel & Convention Center y La Rural. En los primeros dos espacios, la empresa audiovisual ha montado estudios de grabación aptos para transmisiones en vivo, la parte presencial de los eventos híbridos. Hasta noviembre, el costo del alquiler del centro del Sheraton por un máximo de cinco horas de streaming, que incluye estacionamiento, cámaras, sonido, pantalla LED, operadores y ensayo previo tiene un costo aproximado de $230.000; el mismo paquete en el CEC, $280.000. Un evento enteramente virtual, en el que tanto los oradores como la audiencia permanecen en sus casas, en cambio, tiene un valor estimativo de $150.000.

Congress Rental también ofrece la posibilidad de utilizar sus estudios para videos pregrabados, una herramienta muy útil si se desea incluir en eventos virtuales a disertantes que no estarían disponibles en el horario de la transmisión o que prefieran tener la posibilidad de volver a realizar la toma en caso de un error. Cuatro horas de pre grabado en el estudio –donde los oradores pueden registrar sus disertaciones con buena luz, audio y Wifi– tienen un costo de $50.000.

Además, así como en Zoom existe el cargo de ‘‘Anfitrión’’, algo poco sabido es que existe el de ‘’Traductor’’. La plataforma permite la traducción simultánea, y un traductor puede conectarse desde su casa –que mientras tenga conexión Wifi, puede estar ubicada en cualquier punto del mundo– y traducir en vivo para la audiencia. En el CEC y el Sheraton, Congress Rental también ofrece cabinas de traducción, las que tienen un costo aproximado de $50.000.

Congress incluso comenzó a preparar kits para enviar a las casas de los panelistas o expositores para eventos virtuales y así evitar algo que ya es un clásico desde la pandemia: expositores con mal audio y luz pobre que los hace ver como fantasmas. Estos kits remotos contendrán un micrófono corbatero y dos luces LED que se podrán conectar a puertos USB, una a cada lado de la computadora, para permitir una mejor iluminación. Además, incluirán un plan de back up en caso de fallas de Wifi: la empresa dispondrá del número de celular del orador y, si éste perdiera conectividad, podrían llamarlo a través de un teléfono híbrido que tomaría su voz y la embebería dentro del streaming.

Aunque existan miles de herramientas para eventos virtuales, lo más valioso es conocerlas para saber cuándo y cómo utilizarlas. ‘‘Hay que hacer el engranaje perfecto para que todo funcione’’, resume de Elias. En una era en la que se dice que la virtualidad está quitando trabajos, en este caso quizás haya creado uno nuevo: el de organizador de eventos virtuales. Un poco sonidista e iluminador, otro poco tecnólogo y diseñador, el profesional debe estar familiarizado con las lógicas digitales y televisivas. Los eventos virtuales son tan solo un subproducto más del coronavirus.