Molinari, de UADE: jugar de local no siempre es ganador

 

Por Silvia Molinari *

Ocasionalmente, en los negocios, jugar de local no siempre es una ventaja. Observemos qué sucede cuando llega al país un colega extranjero y los ejecutivos locales manifiestan desconcierto sobre cómo agasajar, impresionar y hacerle entender al invitado sus intenciones de darle un trato cordial, en donde las diferencias culturales muchas veces pueden jugar en contra. En ese sentido, no hay dudas en que conocer ciertas reglas de ceremonial y protocolo contribuye a lograr una comunicación más efectiva y construir un código de relación con el otro que es invalorable. En los negocios, las impresiones y la confianza son las claves del éxito.

Sin lugar a dudas, ser un buen anfitrión constituye una habilidad más al momento de negociar y es una responsabilidad magnífica, considerando que es la primera impresión que un invitado internacional tiene de un país extraño y de la empresa a la que representamos en particular, porque de eso se trata: de cuidar la imagen propia y de la empresa que en el futuro abre nuevas posibilidades de negocios. Hoy en día, hacer negocios con un ejecutivo o delegación extranjera obliga al conocimiento de las costumbres de otras culturas y a reglas de protocolo empresario que contribuyen a evitar ofender involuntariamente a nuestros visitantes, construyendo así a crear una relación interpersonal, de cuya confianza surgen posteriormente los tratos comerciales.

Por ejemplo, en los países de cultura oriental se valora mucho el conocimiento previo personal antes de comenzar una negociación, por lo que se estila una estadía más prolongada y en algunos casos una delegación más numerosa que atender. Especialmente, valoran las formalidades y respetan las jerarquías. Es importante comprender que cuando un ejecutivo trasciende las fronteras de su país, se trasforma en un comunicador intercultural que se libera de actitudes parciales y visiones regionalistas y pasa a integrar el mundo global en donde las formas encuentran un común denominador protocolar que revaloriza el conocimiento del ceremonial empresario y lo convierte en una herramienta más de su negocio.

Invitar a una delegación procedente de India a celebrar con un asado criollo, cuando su cultura indica que la vaca es un animal sagrado, intercambiar obsequios con una delegación japonesa e insistir que abran sus regalos en público cuando se contrapone a sus costumbres, iniciar fuera de hora una reunión con una delegación inglesa que aprecia la puntualidad, o que la ejecutiva local reciba a una delegación árabe con un vestido sin mangas cuando culturalmente prefieren que la mujer use vestimentas que cubran su cuerpo, son todos errores que implican el desconocimiento de las normas de cortesía y que comprometen la imagen de la compañía. Por eso, en las grandes empresas se afirma que a partir de cierto nivel es clave la capacidad de poder leer otras culturas, de conocer las formalidades y los protocolos.

En ese sentido, en nuestro país se puede observar que el auge de los negocios con extranjeros incentivó la preocupación por comportarse bien, y la necesidad de diferenciarse y posicionarse mejor profesionalmente, obligando a los ejecutivos de las pequeñas y grandes empresas a buscar formación en este campo. Quizá lo importante sea preguntarnos qué buscan los profesionales, ejecutivos y empresarios cuando se interesan e invierten en la formación en este campo que antes estaba reservado a la diplomacia y a la política. Sin lugar a dudas, buscan la llave que abre las puertas a nuevas oportunidades y así obtienen una excelente herramienta de negocios que, junto a una firma bien posicionada, motoriza los ingresos.

Las 10 Reglas de protocolo del anfitrión empresarial

Si estamos por recibir en nuestra empresa a algún ejecutivo o delegación del exterior, es aconsejable tener en cuenta algunos detalles de cortesía para entablar una buena relación:

1. Informarnos sobre las particularidades culturales del país del cual procede el visitante y sobre sus preferencias personales (qué eventos culturales le interesan, restricciones de menú, si le agradan los deportes, entre otros).

2. Ocuparnos de asistirlo con sus reservas hoteleras y brindarle asesoramiento respecto de las atracciones y peligros de la ciudad sede de la reunión.

3. Verificar previamente que le asignen los servicios y comodidades que se han acordado, y que se correspondan con la categoría del ejecutivo o la delegación visitante. Observemos siempre los detalles de gentileza (canasta de frutas, flores, libro de la ciudad, etc.).

4. Dispongamos siempre de un empleado que reciba al visitante en el aeropuerto y lo acompañe hasta su hotel. Sin embargo, si es una autoridad oficial o diplomática, debemos hacerlo nosotros mismos.

5. Enviar al alojamiento del visitante la agenda de reuniones, una guía con los contactos mas importantes de su empresa y toda la información previa que se requiera para el desarrollo de las negociaciones, es otra de las cosas que debemos tener en cuenta.

6. Es un buen detalle ofrecerle su compañía, o la de un colaborador, en los encuentros sociales y culturales que se encuentren previstos durante su estadía en la ciudad. Esta es una estupenda oportunidad para conocerlo en un ámbito diferente.

7. El día de la reunión, debemos disponer de personal que lo acompañe hasta sus oficinas. En ese momento, no deberíamos aceptar llamados ni interrupciones salvo absoluta necesidad; en algunas culturas esto resulta muy ofensivo.

8. Cuidemos siempre los detalles de organización de la reunión, las presentaciones según su jerarquía, la corrección en la escritura de los nombres y cargos de la delegación visitante, la traducción oficial de los documentos, la confección de tarjetas en los dos idiomas, el servicio ofrecido y la ubicación en torno a la mesa, entre otros.

9. Preparemos un obsequio que será entregado al visitante a su partida y seamos cuidadosos en la elección de dicho objeto, procurando que esté relacionado con su profesión, preferencias, y que no ofenda su cultura y costumbres.

10. Cuando se produzca la partida, podemos ofrecerle chequear sus reservas aéreas y brindarle un medio de transporte hasta el aeropuerto.

* Profesora de la Licenciatura en Relaciones Públicas en Institucionales, UADE.